Název agendy

Ubytovací služby

Účel zpracování

Zajištění ubytování osob v objektech ASPO:

• v areálech s omezeným přístupem
• ve veřejně dostupných.

Kdo zpracovává

Účetní – kmenový zaměstnanec ASPO,

Správce bytového fondu – kmenový zaměstnanec ASPO.

Subjekt údajů, jehož osobní údaje se zpracovávají

Ubytované osoby:

• občané České republiky,
  
  • vojáci a osoby ve vztahu k Ministerstvu obrany ČR a jeho příspěvkovým organizacím.

Osobní údaje, které se zpracovávají

Občané ČR:

• jméno a příjmení (i nájemci bytových jednotek),
• adresa místa trvalého pobytu (i nájemci bytových jednotek),
• číslo občanského průkazu nebo cestovního dokladu,
• datum narození,
• kontaktní údaje – číslo telefonu, mobilního telefonu nebo e-mailová adresa
• podpis.

Právní titul a právní úprava

Pole datum narození – požadováno výhradně pro účely uzavření smlouvy pro dlouhodobě ubytované.

Popis, jak je subjekt údajů informován o zpracování

Ustanovením o ochraně osobních údajů ve smlouvě ( nájemci bytových jednotek) obsahujícím informace o zpracovateli, účelu a době zpracování.

Způsob zpracování (papírově, elektronicky)

Elektronicky v systému WinDom.

Nájemní smlouvy s nájemci bytových jednotek v listinné formě u správce bytového fondu v uzamykatelné skříni v uzamykatelné kanceláři a ve formě elektronického záznamu v systému WinDom

Způsob uložení (kartotéka, informační systém – název)

Informační systém WinDom – šifrovaná databáze,

příruční spisovny provozních ubytoven (uzamykatelná skříň v uzamykatelné kanceláři).

Využití zpracovatele údajů (ano/ne)

NE

Příjemce údajů

Statistické účely – zřizovatel (Ministerstvo obrany).

Předání do zahraničí (ano/ne)

NE

Přístupová oprávnění

Účetní – kompletní informace o ubytovaných osobách pro účely vymáhání pohledávek,

Správce bytového fondu – kompletní informace o nájemcích bytových jednotek v systému WinDomy.

Popis opatření k zajištění požadované ochrany osobních údajů

Hierarchické nastavení přístupových oprávnění,

šifrování databáze.

Doba uchování dle Spisového a skartačního řádu

V souladu s platnými legislativními předpisy – domovní knihu (případně dokumenty nebo záznamy nahrazující domovní knihu) uchovává ubytovatel po dobu 10 let od provedení posledního zápisu.